Tribewise heeft samen met Rijkswaterstaat ver voor de lancering van het intranet de strategie rondom de introductie – en activatie bepaald. Een scherpe doelgroepsegmentatie op basis van hun houding t.ov. het intranet en gedrag op het interne online domein van Rijkswaterstaat stond hier centraal. De verschillende middelen binnen de strategie kregen daarom elk hun eigen boodschap, doelstelling en tijdspanne.

De start van de campagne bestond uit een teasercampagne waarbij we duidelijk  maakten dat er iets nieuws stond te gebeuren. Het oude intranet bladderde letterlijk af. Op de dag van lancering werden medewerkers getrakteerd op de video “Het intranet in 2 minuten” waarin Frank – de character of change – een homepage take-over uitvoerde. Frank, een projectmanager op de weg, is een door ons ontwikkeld sympathiek virtueel karakter. Frank is iemand waarmee de medewerkers van de Rijkswaterstaat zich kunnen identificeren want ook Frank werkt dagelijks met het intranet.

Frank gaf de medewerkers van Rijkswaterstaat een kijkje achter de schermen en onthulde de vele voordelen van het nieuwe sociale intranet. Frank leeft namelijk in de fysieke wereld, maar ook tussen de bits and bytes en nam daarom de medewerkers mee op ontdekkingsreis door het nieuwe intranet en wist hen te prikkelen en enthousiasmeren. De hearts and minds van de medewerkers van Rijkswaterstaat werden dan ook snel gewonnen.

Rijkswaterstaat Introductie Intranet from Tribewise on Vimeo.

Tijdens het uitrollen van de campagne werd, bijvoorbeeld via een shoutbox (feedbacktool), actief geluisterd naar de ervaringen en wensen van de gebruiker. Binnen drie dagen lieten 150 medewerkers een reactie achter. Later ontving de redactie maandelijks 70 berichten. Een continue dialoog binnen het intranet nam veel argwaan en miscommunicatie weg en hielp de gebruiker waar nodig op weg.

De overige media die werd ingezet om de activatie vorm te geven bestond uit mailings, nieuwsbrieven, flyers, posters en het bedrijfsmagazine. Erg belangrijk was ook het live-event “Intranet Next Level”; een event waarbij betrokken medewerkers mee konden denken over de vervolgstappen van het nieuwe intranet. Niet alleen gaven we vorm aan dit event en de campagne er om heen, ook waren we de dag zelf aanwezig om de backchannelpagina met Yammer-feed en videoplayer te voorzien van content. Hierdoor werden deelnemers en de organisatie betrokken bij het event en konden input leveren op de cases omtrent de doorontwikkeling van het sociale intranet.

Na de livegang van het intranet is het sociale component IenM Live ontwikkeld (via de API van Yammer). Frank legde in een nieuwe animatie en screencasts het concept IenM Live, met Yammer als startmotor, aan de medewerker uit. Zo liet Frank zien hoe het mogelijk werd om op een afgeschermd sociaal platform (Yammer) kennis en informatie binnen het ministerie Infrastructuur en Milieu (waar Rijkswaterstaat onderdeel van is) te delen. Via het component op de homepage kunnen medewerkers eenvoudig de discussies volgen.

Rijkswaterstaat Introductie Yammer from Tribewise on Vimeo.

De activatiecampagne bestond verder uit een e-mailing en een indoor printcampagne waarop Frank iedereen attendeerde op IenM Live en wat de toegevoegde waarde van dit platform is binnen hun dagelijkse werkzaamheden. Daarnaast verscheen in het bedrijfsmagazine Geel! een A4 advertentie waarin Frank liet zien waar medewerkers snel antwoord kunnen krijgen op hun vragen.

Het resultaat van de introductie en activatie-campagne was dat de medewerkers voor, tijdens en na lancering betrokken werden en bleven. De hearts en minds van de medewerkers van Rijkswaterstaat werden voor het nieuwe sociale intranet gewonnen. Men is meer met elkaar verbonden is, kennis deelt en beter participeert binnen hun werkveld. Kortom: de interne communicatie binnen Rijkswaterstaat heeft een vogelvlucht genomen en is socialer dan ooit!

Inmiddels is deze case door onze opdrachtgever al meerdere malen op congressen over interne communicatie gepresenteerd met lovende blogsposts en, zie hieronder, ego-strelende tweets als gevolg.

Ook is Frank een echte wannahave geworden en zijn er poppen van hem in omloop. Bij de afdeling internet en intranet van Rijkswaterstaat hangt er 1 bij de koffieautomaat.

Sinds 24 oktober 2008 maken we ook gebruik van Yammer. Wat? Wat is dat nou weer! Yammer is een interne microblogclient, alleen toegankelijk voor je eigen collega’s. In dit artikel leg ik jullie uit wat we de afgelopen maanden hebben gedaan op Yammer, waarom we dat doen, wat de voors en tegens zijn en een paar tips.

Wat is Yammer?

Yammer is kort gezegd Twitter voor bedrijven. Waar Twitter vraagt “What are you doing?”, gaat het bij Yammer om “What are you working on?”. Deze zakelijke variant is een gat in de markt, aangezien steeds meer bedrijven gebruik maken van de service. Een groot verschil is ook dat Yammer wel een businessmodel heeft. De inschrijving en het basisgebruik is gratis, maar als bedrijven de dienst zelf willen beheren, dan moeten zij daarvoor betalen. Voor 1 dollar per persoon per maand krijg je de mogelijkheid om IP-ranges toe te kennen aan je Yammer-netwerk, aanpassen van logo en kleuren en beter gebruikersbeheer.

Waarom Yammer?

Zoals gezegd, we maken veel gebruik van technologie om onze communicatiestromen zo efficient mogelijk te houden. Natuurlijk overleggen we veel met elkaar, maar daarnaast is er ook veel emailverkeer tussen projectteams. Nu is het zonde als de kennis die in de email zit alleen tussen de collega’s blijft. Maar om het nu naar iedereen te CC’en in een mail, dat verhoogt het volume van mail wat ook niet wenselijk is.

We hebben geprobeerd dit soort mini-conversaties via wiki en miniblogs (zoals Tumblr) maar merkte al snel dat de barrière tot gebruik net iets te hoog is voor snelle en korte communicatie. Even een vraag stellen, even overleggen, meningen vragen, daarvoor is een blog of wiki te groot.

We gebruikten Twitter soms wel eens voor wat interne communicatie maar daar konden we begrijpelijk niet altijd alles in zeggen. Op Twitter werd in de herfst van 2008 flink geschreven over Yammer als interne Twitterclient. Op 20 oktober ben ik begonnen op Yammer, samen met Paul Brekelmans (systeembeheer) en Johan Voets (backend development). Al snel kwamen meer collega’s eens kijken op Yammer, met name degene die al op Twitter actief zijn.

De reden om Yammer te gebruiken had in eerste instantie niets met de functionaliteiten te maken. Ze waren simpelweg de eerste waar we van hoorden. We zagen Yammer, wilde het eens proberen en het beviel wel. Dus waarom op een gegeven moment nog overstappen en allerlei andere applicaties proberen? We zouden dan al snel in een intern project terechtkomen, met alle plannings-, documentatie- en beslisfasen van dien. We zagen Yammer als een klein experiment waarvan we vanzelf wel zouden zien of aanslaat of niet. Later hoorden we van andere applicaties als Socialcast en present.ly. Maar op dit moment zijn er 34 van de 40 medewerkers actief op Yammer. Overstappen zou weer een hele operatie zijn en we zijn de conversaties dan ook kwijt. Plus, Yammer biedt op dit moment (bijna) voldoende functionaliteit voor dagelijks gebruik binnen Rhinofly.

We hebben vooraf in elk geval niet heel diep nagedacht en geconstateerd dat we een interne microblogcliënt nodig hadden. Geen scans, gesprekken, overleg. Gewoon een nieuwe technologie zien, de koppeling met Twitter begrijpen en gaan gebruiken. Als Yammer niet nodig was geweest, zou het ook een stille dood sterven op de werkvloer.

Waar gebruiken we Yammer?

De meeste collega’s gebruiken Yammer op de werkplek. Ik werk nog wel eens thuis of buiten kantooruren, dan is het makkelijk om via Yammer ook met elkaar in gesprek te blijven of om even te zien “wat er leeft”. De mobiele versie van Yammer wordt door één persoon gebruikt, sommigen gebruiken hun IM-client voor de connectie met Yabber. De meesten gebruiken de webversie of de desktopcliënt. De Firefox-extensie gebruikt (nog) niemand.

Wie gebruiken Yammer?

Op dit moment hebben 34 van de 40 medewerkers een Yammer-account. Op alle functieniveaus zitten de Yammers: Directie, officemanagement, accountmanagement, business development, projectmanagement, backend, frontend, flash, systeembeheer, overal zit wel iemand met een Yammer account. Het staat ook iedereen vrij om Yammer wel of niet te gebruiken. De 6 personen die geen Yammer-account hebben aangemaakt missen in principe geen belangrijke informatie. Ook zijn niet alle 34 personen even actief. Gemiddeld hebben we in de sinds oktober zo’n 50 berichten per persoon gepost, waarbij de meest actieve personen degenen zijn die ook op Twitter actief zijn (Johan, Frank, Matthijs, Nicoline) met respectievelijk 352, 296, 126 en 102 updates.

Interessant is ook te zien dat Yammer het meest intensief wordt gebruikt in de ochtend, als iedereen binnenkomt. Even melden wat je gaat doen en lezen waar anderen mee aan de slag gaan. Ook op het einde van de dag wordt Yammer meer gebruikt dan gedurende de dag.

Hoe gebruiken we Yammer?

De manieren waarop we Yammer gebruiken is echt heel verschillend. Ik zet er een aantal op een rij

Dagelijkse beslommeringen

Bijna iedereen heeft wel een simpel berichtje achtergelaten over de waan van de dag, het weer, elk niet-werkgerelateerd onderwerp.

Projectupdates

We hebben bij een aantal projecten Yammer ingezet om elkaar op de hoogte te houden van de voortgang. Je kunt binnen Yammer groepen aanmaken die alleen toegankelijk zijn op uitnodiging. De berichten die in die groep worden gepost zijn dan ook niet in de algemene tijdlijn te bekijken als je niet in de groep zit. Bij een aantal grote projecten is Yammer erg intensief gebruikt om op een “ambient” wijze op de hoogte te blijven. De meesten hadden de website of de desktopversie aanstaan en konden zo makkelijk even snel vragen stellen of updates geven zonder direct email te gebruiken of je collega’s in hun werk te storen. Iedereen kan op zijn eigen moment de tijdlijn bekijken en zien wat er is gebeurd. Voor projectmanagers was het ook handig om bij afwezigheid toch even te zien wat er speelde binnen de projectgroep en eventueel later vragen te beantwoorden.

Vervanging, verlenging en verdieping van email en gesprek

Yammer wordt bij ons meer en meer een extra laag op de communicatie tussen de collega’s. Soms ontstaan ideeen voor applicaties, projecten, campagnes in een gesprek aan de lunchtafel, tijdens het roken of bij de koffieautomaat. Deze worden dan via email gedeeld maar tegelijk wordt er ook in steekwoorden op Yammer over verder gepraat. Iedereen die wil kan er aan meedoen en zijn/haar mening geven.

Niet iedereen bij ons leeft in zijn Outlook Inbox en zeker voor de korte mededelingen kan Yammer een extra kanaal zijn om even te roepen naar iedereen. Yammer is zeker geen vervanging van email!

Vragen

Tijdens het schrijven van dit artikel heb ik via Yammer steeds wat vragen gesteld. Wanneer zijn we begonnen met Yammer? Ik moest het even opzoeken, maar Johan had het in een minuut gevonden en stuurt me een bericht terug.

Zo gaan dit soort korte “publieke” een-tweetjes steeds vaker. In plaats van email gebruiken we Yammer zodat de conversatie ook door anderen is te volgen en later is terug te vinden. Veel berichten geven we hashtags mee. Op die manier worden de conversaties aan een project of een onderwerp gekoppeld (bijv #wbhr of #frankly) en kunnen anderen zich abonneren op die berichten of later alle berichten met die hashtag terug vinden.

Onzinpraat

Vaak gaan Yammer ook over niets. Als Twitter de virtuele buurtkroeg is, dan is Yammer soms de virtuele vrijdagmiddagborrel. Soms gaan de gesprekken nergens over, worden razendsnel vliegen afgevangen en snedige opmerkingen naar elkaar gemaakt.

Interessante links

We komen geregeld leuke virals tegen, mooie sites, fotoreportages, noem maar op. Deze delen we ook via Yammer, warbij ze soms ook op Frank-ly verschijnen. Het fraaie aan Yammer is dat alle links ook centraal op de site worden opgeslagen zodat ze later terug zijn te vinden voor anderen.

Tips, tricks

Na een paar maanden gebruik van Yammer denk ik dat we wel wat tips kunnen geven over het gebruik ervan:

Gebruik hashtags

Het is heel makkelijk om hashtags aan te maken. Soms té makkelijk. Maar op die manier kan een collega die even snel wil bijlezen over een project in één oogopslag alle conversaties zien

Makkelijk groepen aanmaken

In de webinterface kun je direct besloten of open groepen aanmaken. Deze krijgen een eigen emailadres (groepsnaam@yammer.com) waardoor je ook via email updates kunt geven.

Mogelijkheid tot emailupdates

Je kunt ook via email updates krijgen over de Yammer-activiteit van de afgelopen dag of week. Zeker handig als je even snel een overview wilt in je Inbox.

Gebruik bedrijfsbrede communicatie om Yammer te introduceren

Ik heb Yammer op een vrijdagmiddag laten zien bij de borrel. De verhouding enthousiasme/scepsis was gelijk maar het is wel de kickstart geweest voor een breder gebruik binnen Rhinofly. Door te laten zien hoe het werkt en wat je er mee zou kunnen en willen doen, is het enthousiasme en de discussie snel op gang te krijgen.

Makkelijk kennisuitwisseling tussen groepen mensen die niet direct bij elkaar zitten

Ons kantoor is als een U-vorm opgebouwd. Daardoor spreek en zie je niet iedereen de hele dag. Maar via Yammer is het handig om even snel iets te bespreken met iemand anders aan de andere kant van het kantoor. Dan moet hij natuurlijk wel op Yammer aanwezig zijn.

Kies je conversaties

Op dit moment is het gebruik van Yammer nog redelijk te volgen. Maar bij grotere organisaties en meer mensen krijg je al snel het Twitter effect. Je kunt simpelweg niet alles meer volgen en de tijdslijn wordt meer een berichtenstroom waar je zo nu en dan even induikt dan dat je probeert alles te volgen. Het specifiek volgen van hashtags of groepen kan dan een goede oplossing zijn.

Administrator functionaliteiten

We maken op dit moment nog geen gebruik van de (betaalde) administrator-mogelijkheden omdat we de noodzaak er nog niet van inzien. Maar voor grotere organisaties op meerdere lokaties kan ik me voorstellen dat dit een goede investering is.

Wat is belangrijker? Yammer of email?

Binnen Rhinofly kiest iedereen hoe intensief hij/zij Yammer gebruikt. Het is geen verplichting om te gebruiken en heel belangrijke mededelingen worden altijd nog via email of in persoon gegeven.

Wat kan er beter/anders?

We hebben nog wel een paar wensen voor Yammer. Het is niet perfect, maar voor nu doet het zijn werk goed.

Zien wie er ingelogd zijn

Het zou handig zijn om te zien of iemand die je iets wilt vragen ook werkelijk in Yammer is ingelogd. Soms stel je een vraag aan iemand van wie je denkt dat hij er is, maar blijkt niet zo te zijn.

Attachments in desktopversie

Je kunt per Yam een attachment meesturen in de webversie. Het zou handig zijn als je die attachments ook via de desktopversie te zien krijgt

Managementinformatie over gebruik (wanneer gestart, grafieken gebruik)

We houden van cijfers en lijstjes. Daarom zijn we al heel blij met de opgeslagen links en de tagcloud. Maar het is ook leuk om te zien hoe het gebruik zich ontwikkelt, wanneer men lid is geworden van Yammer. Dat laatste ontbreekt nog.

Tot zover een verkenning van het gebruik van Yammer bij Rhinofly. Misschien dat we over een paar maanden weer meer kunnen vertellen, misschien zijn er andere bedrijven die ook Yammer gebruiken en hun ervaringen in de reacties willen delen. Wil je weten hoe en of je Yammer in je eigen organisatie moet inzetten? Wij hebben nu de hands-on ervaring en kunnen je dat dus haarfijn vertellen.

“These prints were made by simply pushing our faces into fresh powder on cars. They are all concave but create a super cool illusion of 3D sculptures.“

Meer sneeuwpret hier (via Wooster Collective)